Рабочие задачи в почте или Excel-табличках рано или поздно приводят бизнес к хаосу. Срываются сроки, пропадают ценные файлы, компания попадает на деньги. Руководитель теряет уйму времени, чтобы въехать в ситуацию и «потушить пожары».

В идеальном мире контроль задач занимает считанные минуты, а все рутинные операции — автоматизируются. В этом помогают специальные системы управления проектами — например, Kaiten. Топ-менеджеры разных бизнесов рассказали, как сервис упростил им жизнь. Читайте 👇

Контролирую 100 сотрудников за 15 минут в неделю — гендир «Сколково»

До Kaiten только на отчеты у меня уходило по 40 минут ежедневно. Было трудно оценить общую ситуацию по проектам, понять, кто чем занят, сколько у нас еще есть ресурсов. После внедрения Kaiten во все отделы компании ситуация резко изменилась.

Мне больше всего понравились графики и отчеты — сразу видны проблемные места, где стопоримся. Понятно, кто сильно загружен, а кому можно добавить задач. Смотрите сами.

Отчеты показывают: сколько задач выполнено в срок, сколько успели за месяц, какие дни были наиболее продуктивными, с какой скоростью работала команда — и многое другое

Результат в целом: еженедельный контроль занимает у меня всего 15 минут. Все задачи хранятся в одном месте, контролируются администратором, у каждой есть дедлайн и конкретный исполнитель. Мы стали работать эффективнее, спокойнее и без переработок.

Больше успеваем и грамотно распределяем нагрузку — директор BotHelp

У IT-команд много специфичных запросов. Например:

• организовать работу по Scrum и планировать спринты,
• отслеживать скорость работы команды и расставлять приоритеты по задачам,
• формировать бэклог и автоматизировать работу техподдержки,
• собирать запросы клиентов и баги на отдельной доске.

Раньше мы использовали Jira — поэтому очень выручило, что в Kaiten есть интеграция с Jira, получилось быстро перенести все карточки задач.

В сервисе нашли весь нужный инструментарий. Создали три рабочих пространства на основе готовых шаблонов: для продакт-менеджмента, техподдержки и разработчиков. Продумали декомпозицию сложных проектов на колонки, подколонки, дорожки и чек-листы. Ввели метрики и KPI для каждого сотрудника, проставляем размер подзадач и историй.

Задачи разработчиков переходят по колонкам: «Сделать» — «В работе» — «Готово к релизу» — «Завершено». Руководителю достаточно беглого взгляда, чтобы оценить ситуацию на проекте

Результат в целом: стало проще оценивать эффективность работы команды.

Видно, кто чем занят, на каком этапе находится проект, какие шансы закрыть его раньше дедлайна, сколько ресурсов осталось. Стало легче грамотно распределять нагрузку и больше успевать.

Ведем 300 проектов в квартал — руководитель издательства «Бомбора»

Раньше мы буквально тонули в письмах и Excel-табличках, путались в файлах, работа замедлялась. 4 года назад наши отделы PR и маркетинга перешли на Kaiten — и вот как все изменилось.

Процессы стали прозрачными. Благодаря канбан-методу в Kaiten, менеджер сразу видит на доске, на какой стадии находится его проект: «Очередь», «В работе» или «Разослано». Это ускоряет работу.

Так выглядит рабочее пространство PR-группы: проекты сортируются по приоритетам и масштабу, чтобы быстро находить нужные задачи и ничего не забывать

Удобнее работать с фрилансерами и подрядчиками. В Kaiten можно менять права доступа для разных пользователей. Например: дать доступ к материалам внештатному копирайтеру или дизайнеру, но не показывать ему всю картину по проекту, не разрешать редактировать задачу. Есть таймер для подсчета времени работы удаленных сотрудников.

Появилось единое пространство для разных отделов. Группы копирайтинга, лендингов и таргета работают сообща. Все задачи связаны между собой, а кастомные поля и метки помогают их легко классифицировать. Диаграмма Ганта и ресурсное планирование упрощают работу с масштабными проектами.

Результат в целом: спокойно ведем по 300 проектов в квартал.

Автоматизировали рабочие процессы — директор строительной компании «Белый журавль»

Раньше работали в Trello, в 2022 году начали искать замену. Было непросто — требовалась система, которая подойдет для всех отделов:

• бухгалтеров,
• снабженцев,
• отделов продаж,
• отделов реализации.

Kaiten подошел по всем параметрам — от функционала до цены. Команде понравилось, что интерфейс сервиса интуитивно понятный — нам не пришлось долго разбираться и привыкать. С помощью сервиса автоматизировали все процессы, так экономим время и ничего не забываем — задачи сами переносятся из отдела в отдел на разных этапах.

Вот так можно настроить автоматизацию: когда задача перемещается в колонку «В работе» — на нее сразу назначается нужный исполнитель

Отдельно оценили возможность интегрироваться с Telegram. Теперь, когда поступает новый заказ, бот по команде заводит для каждого объекта отдельный чат в Telegram. Туда сразу попадают менеджеры, строители и прорабы.

Результат в целом: стала понятна вся цепочка процессов — от заказа до получения оплаты.

Все данные собраны в одном месте — информация о заказах и клиентах, документы, чертежи и макеты. Сотрудники видят, как идет работа на каждом этапе, и взаимодействуют друг с другом в единой среде.

Почему вам тоже стоит попробовать Kaiten

Без системы управления бизнес — как автомобиль, где отказали и руль, и тормоза. Kaiten поможет выстроить процессы, облегчить их и автоматизировать. Покажет вклад каждого сотрудника, подсветит все «узкие» места, в один клик предоставит любой отчет по заданным параметрам. И заменит собой десяток программ — мессенджеры, облачные хранилища, планировщики и пр.

В результате вы:

• наведете порядок в делах и избавитесь от «пожаров»;
• облегчите свою работу и высвободите время на более важные задачи;
• увидите всю картину целиком и будете четко понимать, что происходит.

Все это поможет управлять командой эффективнее и быстрее достигать поставленных целей — например, увеличить прибыль, занять бо́льшую долю рынка, выйти на крупных клиентов.

Установите бесплатную пробную версию Kaiten — за 30 дней вы успеете как следует «пощупать» сервис и увидеть первые результаты.

Листайте дальше и попробуйте бесплатный тариф

👇👇👇