Руководителю непросто контролировать работу команды на удаленке, приходится тратить много времени и постоянно переживать: не упустил ли что-то важное?

Держать руку на пульсе поможет специальная программа. Специалисты одного из таких сервисов — Kaiten — рассказали, как руководителю упростить контроль за командой на удаленке. Читайте 5 советов — все основаны на личном опыте и опробованы в деле 👍

1. Следите за сроками

«Не так понял, не услышал на созвоне, не увидел в чате или почте» — так оправдываются сотрудники в ответ на сорванные сроки.

В Kaiten невозможно «не заметить» наличие задачи или перепутать дедлайн.

Каждая задача отображается в виде карточки. В ней указан срок выполнения, ответственный, все важные вводные. К карточке можно прикрепить нужный документ, ссылку, оформить чек-лист — сотрудник получит всю информацию для выполнения задачи.

Это позволит сэкономить рабочее время: не нужно переуточнять и запрашивать у коллег материалы. А еще не оставит лазейки для недобросовестных сотрудников: уже не получится сказать, что просто не видел или не понял задачу.

Если сотрудник пропустит дедлайн, карточка подсветится красным — руководитель сразу это увидит.

Так Kaiten помогает держать весь проект под контролем — достаточно одного взгляда, чтобы оценить прогресс и выявить проблемные места.

Листайте галерею и смотрите, как это выглядит на разных карточках 👉

Еще Kaiten можно привязать к Telegram или Slak, чтобы переписываться, отвечать на комментарии коллег и прикреплять файлы

2. Держите задачи перед глазами

На удаленке без специальных сервисов все вопросы решаются в переписке — в почте или мессенджерах, в результате повышается риск что-то упустить.

С Kaiten руководителю не придется держать всё в памяти. Для отображения процессов Kaiten использует доски — это виртуальные пространства, которые объединяют рабочие процессы по одной теме.

Доску можно завести под целый отдел или конкретный проект. Внутри доски делятся на этапы, которые группируются в колонки. Поэтому сразу видно, на какой стадии находится задача:

• только создана,
• уже в работе,
• на проверке,
• принята и завершена.

В процесс включены три отдела, но руководителю не приходится «бегать» между досками и запоминать, где и что сделано — сразу виден процесс в целом

3. Автоматизируйте рутину

В любой работе есть повторяющиеся задачи — выплата зарплат сотрудникам, отработка заявок, создание ежемесячных отчетов. В потоке о них можно забыть или отложить на потом — особенно, когда работники сидят не в одном кабинете, а в разных городах.

Если занести запланированные задачи в Kaiten, программа будет вовремя о них напоминать. А еще — создаст за сотрудника шаблоны, которые останется только заполнить.

В Kaiten задачи могут появляться сами, и не придется тратить время на напоминания. Достаточно создать шаблон один раз и выбрать для него периодичность, поставить метки, сделать чек-листы, назначить ответственных

4. Свяжите задачи друг с другом

Иногда выполнение сложной задачи на удаленке затягивается или стопорится, потому что сотрудникам непонятно — как ее составляющие связаны между собой, кто за что отвечает, к кому обращаться за информацией.

Чтобы упростить многоуровневые процессы и построить понятную систему взаимосвязей, в Kaiten есть родительские и дочерние карточки.

Например, чтобы запустить рекламу, нужно сначала создать текст и дизайн, затем загрузить креатив на нужную площадку, пополнить бюджет. Все задачи связаны между собой, но выполняются сотрудниками в разных отделах. Без Kaiten таргетолог будет спрашивать дизайнера о готовности, а бухгалтер узнавать у таргетолога — заводить ли деньги.

С Kaiten будет достаточно создать одну главную карточку и связать ее с подзадачами. У руководителя сложится четкая картина: как идет процесс и нужно ли его скорректировать.

Чтобы проверить прогресс по дочерним задачам, достаточно открыть родительскую и выбрать режим таблицы. Она покажет статусы выполнения по каждой карточке

5. Чаще следите за отчетами

Это лучший способ сделать процессы прозрачными — особенно если речь идет об удаленке. Отчет поможет понять, что происходит с задачами и как идет работа.

В Kaiten такие отчеты формируются в один клик, поэтому руководителю хватит смартфона, чтобы узнать, как дела на проекте. Достаточно пары минут, чтобы увидеть всю картину.

Один из видов отчетов в Kaiten, которые формируются автоматически, — суммарный. Он показывает статус всех задач за определенный период

Как еще упростить работу и контроль за сотрудниками

Мы поделились далеко не всеми приемами, которые помогут сэкономить силы и время с помощью умного сервиса. В Kaiten найдется еще немало полезных для руководителей фишек — сервис разрабатывался и оптимизировался под реальные запросы топ-менеджеров самых разных бизнесов. Поэтому программа подойдет для любой ниши и формата работы, включая удаленку.

Основная задача Kaiten — помочь организовать работу так, чтобы все процессы шли эффективно, а руководитель тратил минимум времени на контроль команды. За 9 лет тысячи предпринимателей убедились в полезности Kaiten, сервис используют самые разные компании: от небольших digital-агентств до крупных корпораций — АльфаБанк, ДоДо Пицца, Сбер, X5 Group, Сколково.

Kaiten подстраивается под любую команду — делает удаленную работу прозрачной и экономит время руководителя.

Листайте дальше и попробуйте бесплатный тариф

👇👇👇