Мечта руководителя — процессы идеально отлажены, прибыль растет от квартала к кварталу, сотрудники все делают четко и вовремя. И это не сказка — если подобрать подходящую систему-помощника для управления компанией. Такие программы есть для любого бизнеса: заводов, предприятий, холдингов и маленьких фирм.
Они упрощают взаимодействие, уменьшают риск «попасть на деньги» и освобождают время для развития компании. Мы поговорили с создателями сервиса Kaiten — эта программа уже много лет помогает наладить менеджмент и управление процессами на разных предприятиях. В этой статье разоблачаем самые популярные мифы, которые мешают сделать работу проще, эффективнее и комфортнее. Читайте 👇
Миф 1. Универсальную систему невозможно подстроить под разные задачи сотрудников
Если программа хорошо продумана, она легко адаптируется под любой бизнес. Kaiten — наглядное подтверждение, ведь сервисом пользуются «Альфа-Банк», «Мегафон», «Сколково», Hochland, «ВкусВилл», divan.ru и сотни других компаний. Кстати, программа одинаково полезна крупным предприятиям и совсем маленьким бизнесам.
Элементы системы легко подстроить под себя, а суть управления остается одинаковой — руководителю любой фирмы важно понимать, на каком этапе процессы, кто ответственный, суть задачи и так далее. Kaiten с этим прекрасно справляется.
Ребята из сети «ДоДо Пицца» показали, как выглядит у них пространство Kaiten. В одном месте — список новых задач, доски команд и доска QA. С Kaiten удалось визуализировать сложные процессы в одном месте, отмечая статусы, дополнительные задачи, оценки, сроки и описания 👇
Миф 2. Система управления — это всего лишь перемещение карточек
Смысл системы — не просто обозначить для каждого сотрудника объем задач и время, за которое они должны быть выполнены. Программа собирает и анализирует данные, предоставляя отчеты о работе. Всё это делается автоматически.
Можно посмотреть статистику по конкретному изделию или услуге, проверить, кто из подчиненных успел выполнить задачу в срок, а где сорвали дедлайн.
С Kaiten все как на ладони — если где-то процесс буксует из-за перегруза по задачам, руководитель сразу заметит проблемное место. И с помощью программы решит вопрос — например, уменьшит количество заданий, которые можно одновременно ставить сотруднику.
Вот как это выглядит на примере отчета о работе магазина «Сантехника Онлайн» в Kaiten:
Миф 3. Сотрудники не смогут перестроиться на новую программу
Встречать новое в штыки — естественная реакция, но отношение изменится, если объяснить команде пользу и выгоду от системы управления.
Вот о чем чаще всего пишут в отзывах компании, которые перешли на Kaiten:
- понятен вклад каждого работника — руководитель видит, что конкретно делают сотрудники, какие задачи и в какие сроки решают;
- задачи выполняются легче и быстрее — вся информация в одной программе, нужные файлы, переписки, ссылки, все под рукой;
- теплее отношения в коллективе — вся коммуникация в программе, видна общая картина и кто чем занят, нет недопониманий;
- меньше стресса на рабочем месте — не приходится постоянно переключаться между задачами, есть очередность и четкие сроки.
Не стоит насильно внедрять систему на всех уровнях сразу. Можно начать с одного или нескольких отделов, а потом подтянуть остальных.
Например, для «Академии йоги» Kaiten упростил обработку заявок, которые скапливались десятками в день. Без единой системы приходилось тратить время на их оформление, постоянно отправлять друг другу файлы. Команда путалась в переписках и выслушивала негатив от клиентов. Теперь запросы создаются в пару кликов и попадают от человека к человеку автоматически по цепочке.
Миф 4. Таск-менеджеры нужны только айтишникам
Изначально все стараются работать по плану, но в реальности на команду нередко сваливаются срочные или дополнительные задачи, которые нельзя не сделать. Отсюда — срыв сроков и риск понести серьезные убытки.
В IT-сфере уже давно стараются все максимально распланировать — так процессы становятся предсказуемы, ничего не нужно держать в голове, вся информация собрана в одном месте.
Это легко можно реализовать с Kaiten — задачи для каждого сотрудника будут расписаны, появится понимание, что в приоритете. Четкий план помогает растить эффективность, прибыль и минимизирует риск штрафов и претензий.
Например, у завода по производству пищевой продукции Neos Ingredients после внедрения Kaiten все процессы отображаются в одном месте. Сервисом пользуются не только топ-менеджеры, маркетологи и бухгалтеры, но и сотрудники, которые заняты в производстве.
Посмотрите сами — вот как выглядит карточка экспертизы в рабочем пространстве завода 👇
Миф 5. Зарубежный софт лучше отечественного
Систем управления много, но часто они не гибкие. Ряд популярных зарубежных аналогов заставляет бизнес подстраивать процессы под логику системы. Или настроить под себя все-таки можно, но это отнимает приличное количество времени и сил. Kaiten изначально сделан так, чтобы адаптироваться под любой бизнес — независимо от ниши и пожеланий команды.
Сервис выигрывает и с точки зрения безопасности. Все данные защищены и находятся на российских, а не иностранных серверах. Можно поставить программу и на свой сервер — для дополнительной перестраховки.
Компании, которые уже перешли на Kaiten, выделяют еще 4 пункта «за»:
- никаких проблем с оплатой картами РФ;
- техподдержка отвечает быстро и понятно (в течение 4 часов в рабочее время)
- часть затрат на оплату может покрыть государство, так как программа включена в реестр российского ПО;
- разработчики выслушивают предложения клиентов и могут добавить дополнительные функции по запросу.
Системы управления — чем действительно помогут?
Система управления обязательно даст видимый эффект — при условии, что руководитель грамотно перенесет в нее все процессы, а команда будет активно пользоваться сервисом.
Kaiten помогает внести ясность в любую задачу, быстро обменяться информацией, увидеть всю картину целиком, не пытаться собрать происходящее по кускам. Программа подходит всем — заводам, типографиям, сетевым магазинам, IT-компаниями, маркетинговым агентствам и так далее.
Сервис гибкий, с кучей инструментов — вы сами решите, какую методику выбрать: Scrum, Kanban или разработать что-то свое.
Попробуйте программу для себя и своей команды. Это совершенно бесплатно, а триал-период длится 30 дней — точно успеете разобраться и заметить первые результаты.
Листайте дальше и попробуйте бесплатный тариф
👇👇👇