Мечта руководителя — процессы идеально отлажены, прибыль растет от квартала к кварталу, сотрудники все делают четко и вовремя. И это не сказка — если подобрать подходящую систему-помощника для управления компанией. Такие программы есть для любого бизнеса: заводов, предприятий, холдингов и маленьких фирм.

Они упрощают взаимодействие, уменьшают риск «попасть на деньги» и освобождают время для развития компании. Мы поговорили с создателями сервиса Kaiten — эта программа уже много лет помогает наладить менеджмент и управление процессами на разных предприятиях. В этой статье разоблачаем самые популярные мифы, которые мешают сделать работу проще, эффективнее и комфортнее. Читайте 👇

Миф 1. Универсальную систему невозможно подстроить под разные задачи сотрудников

Если программа хорошо продумана, она легко адаптируется под любой бизнес. Kaiten — наглядное подтверждение, ведь сервисом пользуются «Альфа-Банк», «Мегафон», «Сколково», Hochland, «ВкусВилл», divan.ru и сотни других компаний. Кстати, программа одинаково полезна крупным предприятиям и совсем маленьким бизнесам.

Элементы системы легко подстроить под себя, а суть управления остается одинаковой — руководителю любой фирмы важно понимать, на каком этапе процессы, кто ответственный, суть задачи и так далее. Kaiten с этим прекрасно справляется.

Ребята из сети «ДоДо Пицца» показали, как выглядит у них пространство Kaiten. В одном месте — список новых задач, доски команд и доска QA. С Kaiten удалось визуализировать сложные процессы в одном месте, отмечая статусы, дополнительные задачи, оценки, сроки и описания 👇

Все сложные процессы разбиты на простые составляющие. Раньше, когда в компании одновременно использовали сервисы Trello и Jira, общую картину рабочего процесса мало кто понимал

Миф 2. Система управления — это всего лишь перемещение карточек

Смысл системы — не просто обозначить для каждого сотрудника объем задач и время, за которое они должны быть выполнены. Программа собирает и анализирует данные, предоставляя отчеты о работе. Всё это делается автоматически.

Можно посмотреть статистику по конкретному изделию или услуге, проверить, кто из подчиненных успел выполнить задачу в срок, а где сорвали дедлайн.

С Kaiten все как на ладони — если где-то процесс буксует из-за перегруза по задачам, руководитель сразу заметит проблемное место. И с помощью программы решит вопрос — например, уменьшит количество заданий, которые можно одновременно ставить сотруднику.

Вот как это выглядит на примере отчета о работе магазина «Сантехника Онлайн» в Kaiten:

Задачи разных типов обозначены разными цветами — чем выше точка, тем больше времени ушло на выполнение. Руководитель сразу заметил проблему и скорректировал процессы

Миф 3. Сотрудники не смогут перестроиться на новую программу

Встречать новое в штыки — естественная реакция, но отношение изменится, если объяснить команде пользу и выгоду от системы управления.

Вот о чем чаще всего пишут в отзывах компании, которые перешли на Kaiten:

• понятен вклад каждого работника — руководитель видит, что конкретно делают сотрудники, какие задачи и в какие сроки решают;
• задачи выполняются легче и быстрее — вся информация в одной программе, нужные файлы, переписки, ссылки, все под рукой;
• теплее отношения в коллективе — вся коммуникация в программе, видна общая картина и кто чем занят, нет недопониманий;
• меньше стресса на рабочем месте — не приходится постоянно переключаться между задачами, есть очередность и четкие сроки.

Не стоит насильно внедрять систему на всех уровнях сразу. Можно начать с одного или нескольких отделов, а потом подтянуть остальных.

Например, для «Академии йоги» Kaiten упростил обработку заявок, которые скапливались десятками в день. Без единой системы приходилось тратить время на их оформление, постоянно отправлять друг другу файлы. Команда путалась в переписках и выслушивала негатив от клиентов. Теперь запросы создаются в пару кликов и попадают от человека к человеку автоматически по цепочке.

Как отмечают сотрудники, для обучения в программе хватило нескольких часов в течение недели, а полный переход с Trello занял всего 2 дня

Миф 4. Таск-менеджеры нужны только айтишникам

Изначально все стараются работать по плану, но в реальности на команду нередко сваливаются срочные или дополнительные задачи, которые нельзя не сделать. Отсюда — срыв сроков и риск понести серьезные убытки.

В IT-сфере уже давно стараются все максимально распланировать — так процессы становятся предсказуемы, ничего не нужно держать в голове, вся информация собрана в одном месте.

Это легко можно реализовать с Kaiten — задачи для каждого сотрудника будут расписаны, появится понимание, что в приоритете. Четкий план помогает растить эффективность, прибыль и минимизирует риск штрафов и претензий.

Например, у завода по производству пищевой продукции Neos Ingredients после внедрения Kaiten все процессы отображаются в одном месте. Сервисом пользуются не только топ-менеджеры, маркетологи и бухгалтеры, но и сотрудники, которые заняты в производстве.

Посмотрите сами — вот как выглядит карточка экспертизы в рабочем пространстве завода 👇

Все документы доступны и собраны в одном месте, обсуждение задачи — в комментариях. Вложения больше не теряются, а вопросы решают быстрее

Миф 5. Зарубежный софт лучше отечественного

Систем управления много, но часто они не гибкие. Ряд популярных зарубежных аналогов заставляет бизнес подстраивать процессы под логику системы. Или настроить под себя все-таки можно, но это отнимает приличное количество времени и сил. Kaiten изначально сделан так, чтобы адаптироваться под любой бизнес — независимо от ниши и пожеланий команды.

Сервис выигрывает и с точки зрения безопасности. Все данные защищены и находятся на российских, а не иностранных серверах. Можно поставить программу и на свой сервер — для дополнительной перестраховки.

Компании, которые уже перешли на Kaiten, выделяют еще 4 пункта «за»:

• никаких проблем с оплатой картами РФ;
• техподдержка отвечает быстро и понятно (в течение 4 часов в рабочее время)
• часть затрат на оплату может покрыть государство, так как программа включена в реестр российского ПО;
• разработчики выслушивают предложения клиентов и могут добавить дополнительные функции по запросу.

Системы управления — чем действительно помогут?

Система управления обязательно даст видимый эффект — при условии, что руководитель грамотно перенесет в нее все процессы, а команда будет активно пользоваться сервисом.

Kaiten помогает внести ясность в любую задачу, быстро обменяться информацией, увидеть всю картину целиком, не пытаться собрать происходящее по кускам. Программа подходит всем — заводам, типографиям, сетевым магазинам, IT-компаниями, маркетинговым агентствам и так далее.

Сервис гибкий, с кучей инструментов — вы сами решите, какую методику выбрать: Scrum, Kanban или разработать что-то свое.

Попробуйте программу для себя и своей команды. Это совершенно бесплатно, а триал-период длится 30 дней — точно успеете разобраться и заметить первые результаты.

Листайте дальше и попробуйте бесплатный тариф

👇👇👇